Mes conseils pour réussir les projets de migration de Tableau Server à Tableau Cloud
Précédemment, nous vous avons démontré les "3 bonnes raisons de migrer sur Tableau Cloud" et aidé à estimer le temps de migration avec l'article "Estimation temps de migration (S / M / L)”. Après avoir accompagné de nombreux clients dans cette transition, je vous partage aujourd'hui des conseils pratiques pour assurer une migration réussie.
Astuce n°1 : "Avant de courir, il faut apprendre à marcher" : apprenez les bases avant de vous lancer pleinement dans la migration.
Avant de vous lancer dans une migration à grande échelle, je recommande vivement de commencer par un Proof of Concept (POC) et de tester deux éléments en particulier :
Les sources de données (cloud et on-premise)
La migration avec le Content migration tool.
Je vous conseille de créer une source de données test pour chacune de vos bases de données cloud ou on-premise ! Cela vous permet d'anticiper les obstacles potentiels et de vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Cela vous permettra également de vérifier la configuration de Tableau Bridge (outil indispensable lorsque vous avez des bases de données on-premises).
C'est ce que j'ai fait et cela a été une étape cruciale. Tester le processus sur une source de données simple m'a permis d'anticiper les obstacles potentiels et de m'assurer que tout fonctionne comme prévu.
De la même façon, essayer de migrer quelques classeurs et sources de données avec l’outil Content Migration Tool m'a permis de comprendre le fonctionnement de l'outil, d'anticiper les problèmes et de peaufiner la stratégie de migration.
Astuce n°2 : “Mettez de l'ordre dans la maison” : organisez les éléments avant la migration pour une transition plus fluide.
Imaginons la migration comme un déménagement. On dit souvent qu'un déménagement est l'occasion de faire du tri, et cela s'applique également à Tableau ! Au lieu de transférer tous les éléments indifférenciés, prenez le temps de faire le tri. Évaluez chaque élément, réduisez le nombre de classeurs, examinez l'utilisation réelle des sources de données et assurez-vous que chaque élément migré est bien utilisé par les utilisateurs.
Je recommande vivement à mes clients de voir la migration comme une opportunité de rationaliser et optimiser leur contenu. Une approche plus légère et plus ciblée dans la migration garantit un environnement Tableau Cloud plus performant.
Astuce n°3 :” Le temps c’est de l’argent !” : mon conseil pour minimiser le Gel.
Réduisez au maximum le temps entre l'audit et la migration pour maintenir la validité des conclusions de l'audit. Mettez en place un gel applicatif pendant la migration pour éviter que les utilisateurs modifient les éléments pendant la migration.
Pour ce faire, vous avez deux choix :
Désactiver un site : cela permet de bloquer son utilisation, aucun risque de modification ! Par contre, le site n’est plus accessible durant toute la période de migration.
Passer tous les utilisateurs du site en mode viewer pour empêcher la création ou la modification de nouveau(x) contenu(s). Cette façon de faire vous permet de ne pas impacter les consommateurs de dashboards, car ceux-ci restent accessibles tout le long de la migration.
Pour minimiser ce temps de gel, il est essentiel d'anticiper chaque étape du processus. Identifiez les étapes clés, déterminez qui doit être disponible, pour combien de temps, et explorez la possibilité de paralléliser certaines tâches.
Considérez des questions telles que :
Quelles sont les étapes de ma migration ?
Par où dois-je commencer ?
Qui doit être disponible et quand ?
Y a-t-il des étapes que je peux paralléliser pour gagner du temps ?
Comment geler le contenu pendant la migration ?
L'anticipation de ces éléments facilite la planification et contribue à une migration plus fluide et efficace.
Astuce n°4 : “Soyez intelligemment flemmard” : automatisez avec les APIs, mais faîtes le intelligemment.
Oui, l'utilisation des APIs pour automatiser certaines étapes de la migration peut accélérer le processus. Cependant, cette façon de faire peut s’avérer complexe et peut faire perdre beaucoup de temps en réalité.
Il est possible d’automatiser les actions suivantes :
Migrer les utilisateurs et les groupes existants ;
Assigner des utilisateurs à des abonnements, des alertes et des vues ;
Importer les descriptions (workbook, project, datasource) et les favoris.
Il arrive souvent que nous conseillons à nos clients de laisser les utilisateurs finaux transférer une partie de ce qui pourrait être automatisable, notamment pour la programmation des alertes et abonnements, cela permet de :
Répartir la charge de travail, il est plus simple de demander à 50 collaborateurs de reprogrammer 3 abonnements, que de demander à une personne d’en migrer 150.
Là aussi faire le tri ! Vous seriez étonné de savoir le nombre de mails de votre serveur qui ne sont pas lus, ou pire, qui finissent dans un dossier spam.
Astuce n°5 : “Ne vendez pas la peau de l’ours avant de l’avoir tué” : avant de crier victoire, vérifiez bien que tout fonctionne.
Une fois tout le contenu migré, on peut se dire que le travail est terminé, mais ce n’est pas si simple, il est important de s’assurer que le fonctionnement est iso avec celui du serveur. Les tests rigoureux sont le socle sur lequel repose le succès d'une migration. Voici une liste d'éléments essentiels à tester en profondeur :
La connexion aux sources de données : je sais, j’ai déjà insisté sur ce point, mais c’est le plus important.
L’actualisation d’extraits : je vous conseille de mettre à jour un échantillon d'extraits pour vérifier la connectivité. Comme pour les premiers tests, une source de données par base de données est suffisante.
L’ouverture des classeurs : choisissez aléatoirement quelques classeurs (avec des sources de données variées) et vérifiez que tout s’affiche correctement. Puis ouvrez le même classeur sur votre serveur et vérifiez les chiffres clés pour éviter toute régression.
Le fonctionnement des flux prep : on n’en a pas parlé jusqu’à présent, mais si vous avez des flux prep, automatisés ou pas, il est important de tester leur fonctionnement.
Chaque aspect doit être minutieusement évalué pour éviter tout dysfonctionnement potentiel après la migration.
Conclusion : Ma Migration Réussie, Votre Succès Anticipé
Une migration réussie de Tableau Server à Tableau Cloud demande une approche stratégique et méticuleuse. Commencez petit avec un POC, triez judicieusement les éléments à migrer, anticipez les étapes, automatisez avec discernement et testez rigoureusement pour une transition en douceur vers une plateforme Cloud robuste.
Si vous souhaitez être accompagné dans ce processus complexe, je suis là pour partager mon expertise. N'hésitez pas à me contacter, et collaborons ensemble pour une migration réussie vers Tableau Cloud.